DJURSFILATELI.DK Filatelistiske online nyheder
En af de gode måder at sammentømre en klub på, er at planlægge og afvikle en frimærkeudstilling. Man skal dog gøre sig klart, at det kræver en stor indsats og mange mandetimer. Dette skal dog sættes op mod den fantastiske oplevelse af velvære, der indfinder sig, når det hele er godt overstået. Den praktiske indfaldsvinkel for afholdelse af udstillinger er ofte by- eller klubjubilæer.
Udstillingstyper
For klubber under DFF kan arrangeres følgende udstillingstyper:
Propagandaudstilling
Til markedsføring af klubben og filatelien, som hvervearrangement og udstilling uden bedømmelse. Kræver ingen godkendelse af DFF.
Klubudstilling
Til markering af klub- og/eller byjubilæer. DFF ansøges et år forud for afholdelse. Kan principielt afholdes når som helst, men må ikke kollidere med den Nationale udstilling eller andre udstillinger. Antal rammer er normal 175-300 rammesider og 4-8 handlerstande.
National udstilling
Afholdes for markering af særlige og store jubilæer. Arrangeres i samarbejde med DFF, hvis udstillingsudvalg deltager i planlægningen og som rådgiver. DFF ansøges 18 måneder forud for afholdelse. Afholdes i foråret – marts måned. National udstilling kræver plads til 350-700 rammesider og 8-15 handlerstande. Endvidere plads til specielle aktiviteter og møder.
Nordisk udstilling
Arrangeres på skift i de nordiske land efter speciel aftale mellem de nordiske forbund. Afholdes i efteråret, sædvanligvis i oktober. Arrangeres af DFF med speciel kontraktaftale med en stor klub, der påtager sig det praktiske arbejde. En af DFF udpeget overordnet og lønnet person har ansvaret for hele planlægningen mv. Nordisk udstilling kræver plads til 800-1200 rammesider og 15-25 handlerstande. Der skal også være plads til aktiviteter og en del ekstra mødelokaler. Afholdes over tre dage.
International udstilling
Arrangeres og styres af DFF efter særlig aftale med det internationale forbund FIP. En af DFF ansat ansvarlig sørger i ca. to år for alt planlægning mv. Afholdes i København. Der kræves hal faciliteter til 2-3.000 rammesider og minimum 25 handlerstande, plads til aktiviteter og møder for specialklubber. Afholdes over 6-8 dage.
Andre udstillinger
Specialudstillinger.
Udstillinger i omfang som klubudstillinger. Kan efter aftale med DFF afholdes når som helst af specialklubberne. Specialudstillinger med bedømmelse kræver også aftale med DFF`s dommerkollegium i god tid forud for udstillingen. Arrangøren skønner selv om aktivitetsniveauet og eventuelle handlerstande.
1 ramme udstilling
Klubudstilling, hvor alle eksponater er 1-ramme. Opdelt i de sædvanlige klasser.
Huskeliste
1. Opstartsfasen
Ansøge om udstilling
Kontakt/aftale med forbund
Kontakt til kommunen
Kontakt til områdemand
Kontakt til naboklubber
Kontakt til handlerforening
Valg/leje af lokaler
Orientering af klubmedlemmerne
Opstartsmøde
Nedsættelse af udvalg
Nedsættelse af præsidium
Afholde idé møde for alle interesserede
Ansøgning til selskabsstyrelsen?
Opstille budget
Fastlægge priser og gebyrer
Forsikring
Fastlæggelse af udstillingens navn
Fastlæggelse af udstillingens adresse
Fastlægge antal rammer
Fastlægge udstillingsklasser
Æres-, traditionel-, posthistorie-, tema-, åben-, junior-, og litteraturklasse
Fordeling af rammer i valgte klasser
Fastlægge udstillingsreglement
Omfang/art af udstillingspræmier
Gaver til udstillere
Omfang af diplomer
Katalog – udstilleroversigt
Fremstille udstillingsplan – godkendelse
Godkende udstillingsplan – forbund mfl.
Godkende udstillingsplan – brandchef
Leje/transport af rammematerialer
Leje/transport af stand materiale
Omfang alternative aktiviteter
Aftale med sponsorer
Aftale med kommune
Aftale med udlejer/restauratør
Udskænkning – mad/personale
Borde og stole
Montrer
Scene – mikrofon
Planlægning mødelokaler
Skaffe monitorer – EDB
Vagtplan – planlægning/aftaler
Billetkontrol
Beklædning – kongresskilte
El-installation
Fest – komsammen
2. PR og lign.
Annoncering i dagblade før udstilling
Annoncering i TV/radio før udstilling
Pressemeddelelser
Foldere og klubbrochurer
Udstillingsplakater
Avis
Udstillingskuvert/bestilling/udsendelse
Særstempel
Tilbud til besøgende
Foredrag
3. Formanden.
Kontakt til overordnede samarbejdspartnere
Skaffe ærespræmier
Reception
Kontakt til udstillere i æres klasse
Kontakt/motivering af juniorledere
4. Sekretariatet før udstillingen.
Vedtage papirlinje
Låne/leje PC’er og printer
Låne/leje kopimaskine
Kontorartikler
Fremstille anmeldelsesskema
Fremstille stand aftale
Fremstille diplomer
Fremstille skiltning til udstilling
Fremstille skiltning til udstillingssted
Fremstille billetter – partoutkort
Fremstille sikkerhedsdokumenter
Fremstille spisekuponer
Fremstille katalog/udstilleroversigt
Fremstille udstillervejledning
Fremstille handlervejledning
Udsende invitation til væsener
Udsende invitation til organisationer
Udsende invitation til auktionsfirmaer
Modtage eksponater til opsætning
5. Udstillere før udstilling.
Udsende invitation til klubber/udstillere
Invitation Randers venskabsbyer
Sikkerhedsprocedure
Forsendelse
Udsende vejledning til udstillere
6. Handlere før udstilling.
Udsende invitation til handlere
Udsende vejledning til handlere
7. Praktisk før udstilling.
Præmier og ærespræmier
Ansøge om jury/dommere
Arrangere overnatning mv. for jury
Overnatning eksterne personer
Bespisning interne personer
Bespisning eksterne personer
Billetter – partoutkort
Møde i specialgrupper
Udsmykning
Underholdning
Scene og meddelelser/mikrofon
Stand til tombola – reol til præmier
Tombola – lodder – kasser – præmier
Stand til klub
Ta-selv-bord – børn/voksne
8. Sekretariatet under udstilling.
Sekretariat/sekretær for jury
Palmares
9. Udstillere under udstilling.
Koordinering udstiller – jury
10. Handlere under udstilling.
Service
11. Praktisk under udstilling.
Reception – deltagere/indbydelse
Reception – planlægning/servering
Bespisning – officials
Hvileplads – café – servering
Monitorer med program/”foredrag”
Foredragssal – planlægning/styring
12. Praktisk efter udstilling.
Klubfest
Evalueringsmøde